O que você faria se tivesse uma segunda chance?

Pesquisa mostra que executivos mudariam tudo hoje para evitar erros no uso de sistemas integrados de gestão na empresa.

O que você faria se tivesse uma segunda chance para implementar o seu principal sistema de gestão empresarial, já popularizado na década de 90 sob a sigla ERPEnterprise Resource Planning, ou um pacote de ferramentas que automatizam a empresa de ponta-a-ponta, desde o controle dos estoques, cadeia de fornecedores, receitas, fluxo de caixa e mais recentemente relacionamento com o cliente (CRM) e soluções Web, entre outras áreas.

A pergunta consta da pesquisa feita recentemente pela ComputerWeek, uma das mais conhecidas publicações de tecnologia, junto a 500 altos executivos de multinacionais de diversas áreas (tecnologia, administração, financeiro etc).

A resposta amplamente majoritária foi quase um desabafo pelas dificuldades operacional e de comprovação de resultados e pela necessidade de constantes remendos nos sistemas ERP adotados: 80% dos executivos afirmaram que primeiro analisariam com muito mais detalhes os processos da empresa antes de automatizá-los, para não barrar oportunidades de melhorias. Outros expressivos 65% dos executivos disseram que evitariam o “vôo cego”, ou seja, teriam feito uma avaliação sistemática do impacto da automação sobre os objetivos de negócios. E 60% foram pelo mesmo caminho: disseram que teriam feito uma avaliação mais cuidadosa do impacto do sistema sobre todas as áreas envolvidas no conjunto da empresa, ou seja, uma avaliação não apenas funcional, mas sistêmica.

Ninguém questiona a necessidade de interligar todos os departamentos da empresa (produção, finanças, contabilidade, RH, marketing e vendas, entre outros) para obter as vantagens geradas pela aplicação correta da tecnologia: compartilhamento em tempo real das principais informações acessadas facilitando a tomada de decisão, eliminação de relatórios, papel e burocracias e ainda a simplificação dos processos.

Mas a pesquisa revela ainda, a grande dificuldade encontrada pela maioria das empresas para aplicar corretamente a tecnologia como ferramenta de desenvolvimento e suporte aos negócios. Mais do que isto, indica também a existência de uma deficiência crônica por parte da maioria das empresas em implantar estratégias de negócios e atingir os resultados esperados por não ter pessoal preparado, em especial na média gerência, capaz de apresentar o melhor modelo operacional.

Não se trata de falta de capacitação técnica. No fundo, existe um abismo entre o que é planejado pelos gestores de negócios e o que acaba efetivamente implantado, por falta de disciplina e metodologia durante a estruturação dos processos que serão automatizados e interligados.

Antes de partir para a automatização cega a empresa precisa saber se problemas como perda de rentabilidade, baixa qualidade e produtividade, altos custos, entre outros, decorrem da falta de capacitação do pessoal envolvido na operação; de equívocos na montagem do modelo de negócio ou da falta de tecnologia voltada ao suporte na execução do negócio. Ou seja, a empresa precisa fazer antes o plano estratégico e tático, avaliar os fatores chave para competir em seu mercado, verificar se a cadeia de geração de valor para o cliente esta adequada; se os processos de negócios estão funcionando, o que inclui as pessoas; se há sistema de avaliação dos resultados e quais melhorias devem ser adotadas antes, para não automatizar erros.

É imprescindível montar uma arquitetura de negócios que funcione aderente à estratégia para então garantir o uso correto das ferramentas e entregar valor aos clientes.

Antes de construir uma casa, o futuro morador precisa de uma planta detalhada para erguer uma sólida estrutura, o esqueleto, com capacidade para suportar a edificação. O mesmo se aplica ao mundo executivo. Assim como o esqueleto sustenta o corpo humano ou uma casa, o que vai manter a empresa em pé são os seus processos de negócios.

A quase totalidade das empresas que implantaram os sistemas de ERP sem antes conhecerem detalhadamente seus processos de negócios teve sérios problemas, na fase de operação por problemas de aderência da tecnologia utilizada. Não atingiram as metas esperadas de geração valor para os clientes, para desencanto dos acionistas, que agora exigem resultados concretos antes de aprovarem novos investimentos em tecnologia.

Os problemas mais recorrentes que ainda atormentam a maioria das empresas são:

1. Aplicação de novas tecnologias sem uma avaliação de recursos já existentes aplicados em processos similares, em claro desperdício dos investimentos feitos. O correto entendimento entre processos e tecnologia, possibilita a reutilização de funcionalidades das plataformas tecnológicas existentes sem gasto de dinheiro adicional. Basta reordenar as funcionalidades de acordo com as novas estratégias de negócios;

2. Falta aderência da TI com os processos de negócios que gestores devem executar, gerando uma enorme perda de valor para os clientes. Há um fosso gigantesco entre o que foi pensado pela alta administração e o que foi implantado no modelo operacional;

3. Falta cultura corporativa para acompanhamento e avaliação sistemática de desempenho dos processos de negócios;

4. Falta cultura empresarial para documentação dos processos de negócios; geralmente há apenas iniciativas isoladas de partes dos gestores. No geral, os gestores também minimizam a importância de discutirem melhorias após a execução de processos;

5. Falta cultura na documentação das arquiteturas tecnológicas adotadas, bem como suas funcionalidades na execução dos processos de negócios.

Os espaços para ocupação de mercado com a globalização da economia tornaram-se tão restritos que hoje, tornou-se mais importante ter um modelo de negócios inovador do que apenas um bom produto ou serviço.

Os novos modelos de negócios que exigem alinhamento entre estratégias, modelos operacionais e tecnologias, complementando produtos e serviços, fazem enorme diferença no cenário atual de alta competição, como fonte da vantagem competitiva, portanto não há margem para erros na aplicação da tecnologia.

Entre as empresas que se destacam estão Apple, que teve a idéia de comercializar música pela Internet, para fomentar o iPod; o Google, com seus sistemas colaborativos web, cheio de inovações associados ao site de busca; a Casas Bahia, que descobriu a importância das famílias de baixa renda e introduziu o sistema de parcelamento com boletos; a Dell, com vendas diretas e seu sistema de logística; e o Circle de Soleil, que reinventou o circo como arte e sua forma de divulgação vias mídia, entre outras inovadoras. Essas empresas certamente aplicam ou utilizam sistemas de gestão ERP, mas com um alto grau de aderência aos processos de negócio que impactam seus clientes finais.

E você o que faria se tivesse uma segunda chance?

.Luís Fernando Camargo Faria.